Sikker mail

Send jeres følsomme informationer i krypterede e-mails

Brug sikker mail til jeres følsomme e-mails

Følsomme og fortrolige personoplysninger skal altid sendes som en sikker og krypteret mail – det er faktisk et lovkrav!

Der findes forskellige måder at sende sikre mails på. I Safe IT-Solutions har vi stor erfaring med opsætning af sikker mail til virksomheder, og vi kan hurtigt finde den rette løsning til netop jeres behov. Det hele afhænger faktorer som:

Hvor ofte I sender sikre mails
Hvem I sender sikre mails til
Hvor brugervenligt, det skal være
Hvad I er villige til at betale for det

Vores kunder har vidt forskellige behov for at sende sikre mails; nogle sender mange sikre mails om måneden, mens andre kun sender et fåtal. Det er også vidt forskellige modtagere, vores kunder sender sikre mail til; alt lige fra privatpersoner eller private virksomheder til kommunale eller offentlige instanser.

I Safe IT-Solutions sørger vi derfor altid for at identificere jeres behov for at sende sikre mails. På den måde betaler I ikke for mere end, I rent faktisk har brug for.

3 gode grunde til at sende sikre mails

Beskyttelse af personlige og følsomme oplysninger

Når I sender en sikker mail, bliver indholdet af jeres mail krypteret, så den ikke kan læses af uautoriserede personer.

På den måde er de personlige og følsomme oplysninger beskyttet mod at blive opfanget af hackere eller andre uvedkommende.

Bedre samarbejdsmuligheder

Nogle sikker mail-løsninger indeholder funktioner, der gør det nemmere at arbejde sikkert på tværs af organisationer.

Og det kan forbedre jeres samarbejde og kommunikation mellem forskellige virksomheder og partnere. Sikkermail, som vi samarbejder med, giver netop denne mulighed.

Øget pålidelighed

Sikker mail hjælper med at reducere risikoen for, at følsomme oplysninger går tabt eller bliver forsinket.

Når I bruger en sikker mail-løsning, kan du have tillid til, at dit indhold bliver leveret sikkert og hurtigt

Derfor skal I sende sikker mail

E-mail er blevet normen for vores skriftlige kommunikation både internt i virksomheden og eksternt til andre virksomheder, privatpersoner og myndigheder – og det er der som sådan ikke noget galt i.

Dér, hvor e-mail kan blive en udfordring, er, når virksomheder skal sende fortrolige eller følsomme personoplysninger til eksterne personer i en mail. Her er det vigtigt at sikre, at disse følsomme oplysninger ikke havner i de forkerte hænder og kan misbruges.

At sende en almindelig mail svarer til at sende et postkort. Alle, der håndterer det, har muligheden for at læse, hvad der står på postkortet. Ved at sende en sikker mail bliver postkortet sendt i en kuvert med vokssegl – den er blevet krypteret, siger man.

I Safe IT-Solutions kan vi hjælpe jeres virksomhed med at opsat den helt rigtige sikker mail-løsning til jeres behov, så I altid kan sende krypterede mails, der gør, at uvedkommende ikke kan læse mailens indhold.

Hvad betyder krypteret mail?

Kryptering er kort fortalt, når data bliver lavet om til en matematisk kode, som er ulæselig for dem, der ikke har den rette nøgle til at ”låse” op for koden.

Hvis I som virksomhed benytter gratis e-mailadresser som Gmail eller Hotmail, er det stadig muligt at få mailen krypteret inden, I sender den. Men fordi mail-virksomheden (Google, Microsoft m.v.) står for krypteringen af mailen, betyder det også, at de har nøglen til at låse op for krypteringen og dermed kan læse med.

Transporten af mails kan foregå via flere forskellige servere, som kan være placeret et vilkårligt sted i verden. Det er derfor nødvendigt, at virksomheder tager stilling til, hvilken type mail de benytter, og hvordan de sikrer, at deres kommunikation ikke kan læses af uvedkommende.

End-to-end-kryptering

Vil I have den mest sikre måde at sende sikker mail på? Så skal I vælge en sikker mail-løsning, der understøtter end-to-end kryptering. Her er det udelukkende afsender og modtager, der kan læse mailens indhold. Alle andre vil se det som en håndfuld symboler i en stor rodebunke.

Ved denne metode benyttes et nøglepar, som hhv. modtager og afsender bruger til at kryptere og dekryptere indholdet af mailen. Dermed kan personer uden den rette nøgle ikke åbne for indholdet.

Afhængig af modtagerens mailudbyder vil mailen kunne læses på to forskellige måder:

Mailudbyderen understøtter sikker mail, og mailen modtages dekrypteret og læsbar
Mailudbyderen understøtter ikke sikker mail, og modtageren får et link til et sted, hvor mailen kan læses sikkert. Er der også opsat en to-faktor-godkendelse, før linket kan tilgås, er det svært at gøre det mere sikkert

I Safe IT-Solutions tager vi altid udgangspunkt i jeres virksomheds arbejdsgang, behov og ønsker, inden vi kommer med en anbefaling til en sikker mail-løsning – for dem findes der mange af. Vi er med hele vejen fra afklaring til gennemgang af, hvordan I praktisk benytter løsningen, når den først er implementeret.

Send sikker mail til kommunen … og alle andre via tunnelmail

Den mest sikre måde, at sende sikre mails på er via løsningerne, der understøtter end-to-end kryptering. Og her er Tunnelmail et godt eksempel på en krypteringsform, der netop bygger på end-to-end-kryptering. Tunnelmail bruges blandt andet af det offentlige, når de kommunikerer via mail.

Rent teknisk er der tale om et domæne til domæne kryptering. Se tunnelmail som en ”tunnel”, som ingen andre har adgang til, og hvor jeres mails kører igennem. Selve indholdet i mailen er altså ikke ”låst”, men blot ikke tilgængelig for andre.

For at benytte tunnelmail skal både jeres virksomhed og modtagerne af jeres mails være tilmeldt en tunnelmail-liste. I praksis betyder det, at jeres maildomæner skal være på tunnelmail-listen – og det gør over 3.000 domæner til virksomheder og organisationer i Danmark allerede.

I Safe IT-Solutions kan vi hjælpe jer med at få opsat en sikker mail-løsning i form af Tunnelmail, så I altid kan sende sikre mails til det offentlige.

Er det nødvendigt for vores virksomhed at bruge sikker mail?

Det korte svar er ”JA”!

For at jeres virksomhed kan sende en lovlig mail, er I nødt til at tage stilling til sikker mail. Datatilsynet har vurderet, at mails med fortrolige eller personfølsomme oplysninger skal krypteres for at forebygge læk af data og dermed informationer.

For at I kan overholde GDPR-lovgivningen og mindske risikoen for datalækage (og undgå store bøder), er I nødt til at have styr på sikker mail.

I Safe IT-Solutions kan vi hjælpe jer med at få afklaret virksomhedens behov og risiko for sikkerhedsbrister – alt sammen gjort med jeres virksomhed og brugerne i øjenhøjde. Vi har også mulighed for at ”uddanne” jeres medarbejdere i forståelse og brugen af sikker mail.

Få en sikker mail-totalløsning via Safe IT-Solutions

Er I en virksomhed, der ofte, måske endda dagligt, sender sikre mails til både kommuner, offentlige virksomheder og private virksomheder? Så kan det være en god idé med vores sikker mail-totaltløsning.

Vi har hertil valgt at samarbejde med sikker mail-leverandøren, Sikkermail, som har udviklet en løsning, hvor brugervenligheden er helt i top. Løsningen vil lette jeres arbejde med at sende sikre mails betydeligt, og give jer mere tid i dagligdagen til jeres kerneopgaver med fordele som:

En synlig sikker mail-knap i Outlook
At kunne sende sikre mail til kommunen vha. tunnelmail
Automatisk hentning af certifikater
Understøttelse af afsendelse til ikke-sikre modtagere
Krypterede meddelelser og tofaktor adgang ved private modtagere

I Safe IT-Solutions anbefaler vi løsningsløsningen, hvis sikre mails fylder meget i jeres daglige arbejde. En sikker mail-totalløsning vil dog ofte være en lidt dyrere løsning end at benytte sikker mail fra MitID, men det er alle pengene værd!