Sikker mail
Send dine følsomme mails krypteret
Sikker mail
Safe IT samarbejder med virksomheden Sikkermail, som har udviklet en løsning, der letter arbejdet med sikker mail betydeligt.
I Outlook sker det ved at implementere en knap til at afsende sikkert. Programmet kigger automatisk efter certifikater og understøtter afsendelse til ikke-sikre modtagere. Det sker med krypteret meddelelse og 2-faktor adgang. Det vil ofte være en lidt dyrere løsning end at benytte sikker mail fra NETS, men brugervenligheden sparer virksomheden en betragtelig mængde tid i dagligdagen.
4 gode grunde til at sende sikkert
Beskyttelse af personlige og følsomme oplysninger
Sikker mail krypterer indholdet af din mail, så den ikke kan læses af uautoriserede personer.
Dette beskytter personlige og følsomme oplysninger mod at blive opfanget af hackere eller andre uvedkommende.
Bedre samarbejdsmuligheder
Nogle sikker mailtjenester indeholder funktioner, der gør det nemmere at samarbejde sikkert på tværs af organisationer.
Dette kan hjælpe med at forbedre samarbejde og kommunikation mellem forskellige virksomheder og partnere.
Øget pålidelighed
Sikker mail hjælper med at reducere risikoen for, at følsomme oplysninger går tabt eller bliver forsinket.
Ved at anvende en sikker mailtjeneste, kan du have tillid til, at dit indhold bliver leveret sikkert og hurtigt.
Beskyttelse mod spam og malware
Sikker mailtjenester har typisk indbygget beskyttelse mod spam og malware. Dette sikrer, at uønskede mails ikke når din indbakke, og at der ikke introduceres malware på din computer via mail.
Hvorfor sende sikkert?
Mail er blevet normen for skriftlig kommunikation internt og eksternt i virksomheder og hos myndigheder.
Derfor er det vigtigt at sikre, at de fortrolige eller personfølsomme oplysninger, der sendes, ikke havner i de forkerte hænder. Hverken i udbakke, under afsendelse, i indbakke eller ”skraldespanden”.
En sikker mail er en krypteret mail, som gør at uvedkommende ikke kan læse mailens indhold. At sende en almindelig mail svarer til at sende et postkort. Alle, der håndterer det, har muligheden for at læse, hvad der står på postkortet. Ved at sende en sikker mail bliver postkortet sendt i en kuvert med vokssegl.
Kryptering er kort fortalt data, der bliver lavet om til en matematisk kode, som er ulæselig for dem, der ikke har den rette nøgle til at ”låse” op for koden.
Hvis man som afsender benytter gratis e-mailadresser som Gmail eller Hotmail, så har man muligheden for kryptering, men fordi virksomheden (Google, Microsoft m.v.) selv krypterer mailen, betyder det, at de også selv har nøglen til at låse op for krypteringen og dermed kan læse med.
Transporten af mails kan foregå via flere forskellige servere, som kan være placeret et vilkårligt sted i verden. Det er derfor bydende nødvendigt, at virksomheder tager stilling til, hvilken type mail de benytter, og hvordan de gerne vil sikre deres kommunikation ikke kan læses af uvedkommende.
Hvordan får min virksomhed sat sikker mail op?
Safe IT tager udgangspunkt i virksomhedens arbejdsgang, behov og ønsker, inden vi kommer med en anbefaling til en løsning. Der er flere muligheder for at benytte sikker mail, som du også kan læse mere om længere nede på denne side.
Vi er med hele vejen fra afklaring til gennemgang af, hvordan virksomheden praktisk benytter løsningen, når den er implementeret.
End-to-end kryptering
End-to-end kryptering er den løsning, der ses som den mest sikre metode at kryptere på. Her er det udelukkende afsender og modtager, der kan læse, hvad der sendes. Andre vil se det som en mængde symboler i en stor rodebunke. Krypteringen kan ikke umiddelbart brydes, så dataene er sikre, indtil de lander hos modtager. End-to-end kryptering benyttes ved afsendelse af mail, så dataene er krypteret og beskyttet under transporten.
Ved denne metode benyttes et nøglepar, som hhv. modtager og afsender bruger til at kryptere og dekryptere indholdet af mailen. Dermed kan personer uden rette nøgle ikke åbne for indholdet.
Afhængig af mailudbyder kan modtager enten modtage mailen dekrypteret og læsbar eller modtage et link til et sted, hvor mailen kan læses sikkert. Hvis der opsættes to-faktor godkendelse, før man kan tilgå linket, er det svært at sikre virksomhedens mail yderligere. Der skal nu både benyttes en korrekt dekrypteringsnøgle samt godkendelse med 2-faktor.
Tunnelmail
Tunnelmail er en meget sikker måde at sende mails på, da det indebærer end-to-end-kryptering. For at benytte tunnelmail skal brugerne på et domæne tilmeldes en tunnelmail-liste og kan dermed sende sikre mails til andre, der er tilmeldt tunnelmail-listen.
Det er også muligt at tilføje en signatur, hvis man hyppigt kommunikerer med specifikke medarbejdere i det offentlige.
Er det nødvendigt for min virksomhed at bruge sikker mail?
For at en virksomhed skal kunne sende en lovlig mail, kommer man ikke udenom at tage stilling til sikker mail. Datatilsynet har vurderet, at mails med fortrolige eller personfølsomme oplysninger skal krypteres for at forebygge læk af data og dermed informationer.
Den nemme løsning er TLS (Transport Layer Security), da de fleste mailudbydere benytter det som standard. Den nemme løsning er TLS (Transport Layer Security), da de fleste mailudbydere benytter det som standard. Mailen vil være beskyttet på selve rejsen fra afsender til modtager, men indholdet af mailen er ikke krypteret når på modtagerens server hvis modtagerens ”mailservice” også understøtter TLS.
Ifølge Datatilsynet skal virksomheder minimum bruge TLS version 1.2, hvis der overføres fortrolige eller følsomme oplysninger.
Det er vigtigt at forstå, hvordan kryptering fungerer og hvorfor virksomheder bør have fokus på sikker mail, så ingen i virksomheden tager let på phishing eller GDPR-brud. Læs om mere sikre metoder at sende mail på længere nede på siden.
Safe IT kan hjælpe jer med at få afklaret virksomhedens behov og risiko for sikkerhedsbrister med virksomheden og brugerne i øjenhøjde. Vi har også mulighed for at ”uddanne” virksomhedens medarbejdere i forståelse af sikker mail. Både dét, der bliver afsendt fra virksomheden, men også hvad der lander i indbakken.
Virksomheden kan overholde GDPR, undgå store bøder og mindske risikoen for lækage betragteligt ved at have styr på sikker mail.