Er du træt af uendelige mails frem og tilbage for at finde et mødetidspunkt? Ved at dele din Outlook-kalender med dine kollegaer kan du gøre planlægningen nemmere, undgå unødvendige mails frem og tilbage, samt sikre at du og dine kollegaer har et overblik over hinandens tilgængelighed, så der undgås dobbeltbookinger.
Det sparer både tid og gør planlægningen nemmere.
I denne guide tager vi dig igennem trin for trin, hvordan du deler din Outlook-kalender med dine kollegaer og hvilke Outlook-kalender tilladelser du kan give dem.
Hvorfor dele din Outlook-kalender med dine kollegaer?
Effektivt i forhold til mødeplanlægning
Når din kalender er delt, kan dine kollegaer hurtigt få overblik over, hvornår du er tilgængelig, uden at det kræver kommunikation frem og tilbage via e-mail. Det reducerer forstyrrelser i arbejdsdagen og gør det nemmere at koordinere møder, hvilket sparer tid for hele teamet.
Bedre overblik
Ved at dele din kalender skaber du en gennemsigtighed i teamet, så alle kan planlægge bedre. Det er især nyttigt, hvis du arbejder på tværs af forskellige afdelinger, hvor koordinationen af opgaver er vigtig. Hvis en kollega har brug for hjælp eller et input til en opgave, kan de hurtigt se på din kalender, hvornår du er ledig – uden at afbryde dig unødigt.
Færre misforståelser
Når dine kollegaer har adgang til din kalender, bliver det tydeligt, hvornår du er ledig eller optaget. Det minimerer risikoen for dobbeltbookinger og uventede mødeindkaldelser midt i vigtige opgaver. Samtidig ved dine kollegaer præcist, hvornår de kan forvente at få fat i dig, hvilket skaber en mere struktureret og forudsigelig arbejdsdag.
Outlook kalender-deling: Sådan gør du
Åbn Outlook på din computer.
1. Start med at gå ind på din kalender i Outlook – den findes i venstre sidepanel.
2. Bliv i fanen ”Hjem”, og tryk på ”Del”.
3. Klik på ”Kalender”, under den kalender du vil dele.
4. På denne oversigt kan du se, hvem du deler din kalender med på nuværende tidspunkt, og hvilke tilladelser de har.
5. Klik på ”Tilføj”.
6. Du vil nu se et vindue, hvor du enten kan vælge et navn i din kontaktliste eller søge efter din kollegas navn / e-mailadresse.
7. Dobbeltklik på de personer, du gerne vil dele din Outlook-kalender med, så de kommer ned i kolonnen nederst i vinduet.
8. Når du har valgt, hvem du vil dele din Outlook-kalender med, klikker du på ”OK” og vælger, hvilke tilladelser de skal have.
9. Når du har valgt hvilke tilladelser hver kollega skal have, afslutter du ved at trykke ”OK”.
Hvilke Outlook-kalender tilladelser kan du give?
Når du deler din Outlook-kalender, kan du selv vælge hvor mange, og hvilke tilladelser dine kollegaer har i din kalender.
Du kan her vælge mellem følgende valgmuligheder:
- Ingen
- Der bliver ikke delt nogle kalenderoplysninger
- Kan kun se, når jeg er optaget
- Personer du deler med, kan kun se hvornår du står som optaget
- Kan se titler og placeringer
- Personer du deler med, kan se titler og placering af dine møder og aftaler
- Kan se alle detaljer
- Personer du deler med kan se beskrivelse af møder / aftaler og hvilke deltagere der er
- Kan redigere
- Personer du deler med, kan se, redigere og slette møder eller aftaler
Optimer samarbejdet med en delt Outlook-kalender
At dele din Outlook-kalender er en enkel, men effektiv måde at forbedre overblikket i din virksomhed.
Når alle kan se hinandens tilgængelighed, bliver det nemmere at strukturere hvornår de forskellige aftaler og møder skal ligge. Det sparer tid, reducerer misforståelser og sikrer, at ressourcerne i virksomheden udnyttes optimalt.
Så hvis du vil opleve fordelene ved at dele din kalender, så kom i gang nu, og gør planlægningen for dig selv og dine kollegaer lettere.
Har du brug for hjælp til at opsætte din delte kalender i Outlook eller spørgsmål hertil? Vi er klar til at hjælpe dig, find vores kontaktinformationer her
