Føler du, at din Outlook-indbakke hurtigt bliver kaotisk? Hvis vigtige e-mails forsvinder i mængden, og du bruger for lang tid på at finde dem, så er løsningen enkel: Opret mapper i Outlook! Med et par enkle trin kan du organisere dine e-mails og gøre din hverdag mere effektiv.
I denne guide viser vi, hvorfor det er en god ide at bruge mapper i Outlook, og hvordan du trin for trin kan oprette dem.
Hvorfor bruge mapper i Outlook?
Hvis du modtager mange e-mails hver dag, så kender du sikkert følelsen af, at vigtige beskeder forsvinder i mængden. Heldigvis kan du nemt få styr på din indbakke med mapper i Outlook – og nemt finde det, du skal bruge, når du skal bruge det.
For at få et bedre overblik over dine e-mails samt hurtigere adgang til vigtige beskeder, kan du fx sortere dem efter:
- Projekter
- Afsender
- Emner
Du kan også oprette undermapper til hovedmapperne for endnu mere detaljeret struktur.
Derudover giver Outlook også muligheden for at automatisere din e-mailhåndtering ved brug af Outlook regler, så specifikke e-mails automatisk placeres i de rigtige mapper. Dette kan fx være effektivt, hvis du ofte modtager fakturaer fra en bestemt afsender, eller ønsker at samle alle e-mails fra en bestemt kunde i en mappe i Outlook.
Opret mappe i Outlook: Sådan gør du
Start med at åbne Outlook på din computer.
1. Gå til venstre sidepanel, og højreklik på “Indbakke” eller en anden mappe, hvor du vil oprette en undermappe.
2. Vælg ”Ny mappe”.
3. Indtast et navn til mappen som fx ”Arbejde”.
4. Tryk ”Enter” for at gemme mappen.
Mappen vil nu ligge som en undermappe til indbakken, og du skal fremover trække de relevante e-mails over i. På den måde får du et bedre overblik over, hvor du skal finde de forskellige e-mails, uden at de ligger blandet sammen i én samlet mappe.
Hvis du vil have en undermappe til fx mappen ”Arbejde”, højreklikker du på den, og følger samme fremgangsmåde som ovenfor til at oprette mapper i Outlook.
Automatisk sortering af e-mails
Hvis du ikke selv vil sidde manuelt og sortere dine e-mails hver gang, de kommer ind i indbakken, men hellere vil have at Outlook automatisk sorterer dem for dig, kan det gøres ved at oprette regler.
Outlook regler kan bruges til at filtrere dine e-mails baseret på:
- Afsender
- Emne
- Nøgleord
- eller andre kriterier
Det betyder, at dine e-mails helt automatisk flyttes over i de bestemte mapper i Outlook. Se, hvordan du gør herunder.
Først skal du sørge for, at du har oprettet den mappe, som du vil have de valgte e-mails skal flyttes over i.
1. Start med at klik på ”Hjem” i venstre hjørne og vælg ”Regler” i menulinjen.
2. Klik på ”Administrer regler og beskeder”.
3. Dobbeltklik på ”Ny regel”.
4. I trin 1 vælger du en skabelon, fx ”Flyt meddelelser fra en bestemt person til en mappe”, hvis det er det du ønsker.
I trin 2 vælger du, hvem afsenderen er, og hvilken mappe det skal lande i.
5. Start med at dobbeltklikke på ”en person eller offentlig gruppe”.
6. Vælg den afsender, som skal lande i en bestemt mappe, og tryk derefter ”OK”.
7. Dobbeltklik på ”<mappenavn>”.
8. Vælg den mappe, som du vil have e-mails fra den valgte afsender skal lande i.
9. Tryk ”Næste”, hvis der står den rigtige afsender og mappe i det nederste felt.
10. Angiv et navn for reglen, så det er nemt at holde styr de forskellige Outlook regler. Her kan du også krydse af, hvis du vil have flyttet dine nuværende e-mails fra denne afsender over i mappen.
Tryk derefter ”Udfør”.
11. Du kan nu se, at reglen er oprettet, tryk derfor ”OK”.
Få overblik over din indbakke nu!
Selv en simpel organisering af dine e-mails kan gøre en forskel i din daglige arbejdsdag.
En velorganiseret indbakke gør din daglige e-mailhåndtering både nemmere og mere effektiv. Ved at oprette mapper i Outlook kan du hurtigt finde de beskeder, du har brug for, og holde styr på de vigtige e-mails uden at miste overblikket.
Hvis du derudover opsætter Outlook regler til automatisk sortering, kan du spare endnu mere tid og sikre en mere struktureret arbejdsgang. Kom i gang nu, og oplev hvilken forskel en struktureret indbakke kan gøre!
Er du stadig i tvivl om hvordan man opretter en mappe i Outlook eller har du andre spørgsmål hertil? Så finder du vores kontaktinformation her
