Af Karina Vester · IT-afdelingen, Microsoft 365
Føler du, at din Outlook-indbakke hurtigt bliver kaotisk? Hvis vigtige e-mails forsvinder i mængden, og du bruger for lang tid på at finde dem, så er løsningen enkel: Opret mapper i Outlook! Med et par enkle trin kan du organisere dine e-mails og gøre din hverdag mere effektiv.
I denne guide viser vi, hvorfor det er en god idé at bruge mapper i Outlook, og hvordan du trin for trin kan oprette dem.
Hvorfor bruge mapper i Outlook?
Hvis du modtager mange e-mails hver dag, kender du sikkert følelsen af, at vigtige beskeder forsvinder i mængden. Heldigvis kan du nemt få styr på din indbakke med mapper i Outlook – og nemt finde det, du skal bruge, når du skal bruge det.
For at få et bedre overblik over dine e-mails samt hurtigere adgang til vigtige beskeder kan du fx sortere dem efter:
- Projekter
- Afsender
- Emner
Du kan også oprette undermapper til hovedmapperne for endnu mere detaljeret struktur.
Derudover giver Outlook mulighed for at automatisere din e-mailhåndtering med regler, så bestemte e-mails automatisk placeres i de rigtige mapper. Det er fx effektivt, hvis du ofte modtager fakturaer fra en bestemt afsender eller vil samle alle e-mails fra en bestemt kunde i én mappe.
Opret mappe i Outlook: Sådan gør du
Start med at åbne Outlook på din computer.
- Gå til venstre sidepanel, og højreklik på "Indbakke" eller en anden mappe, hvor du vil oprette en undermappe.
- Vælg "Ny mappe".
- Indtast et navn til mappen, fx "Arbejde".
- Tryk "Enter" for at gemme mappen.
Mappen ligger nu som en undermappe til indbakken, og du kan fremover trække de relevante e-mails over i den. På den måde får du et bedre overblik over, hvor du finder de forskellige e-mails, uden at de ligger blandet sammen i én samlet mappe.
Vil du have en undermappe til fx mappen "Arbejde", højreklikker du på den og følger samme fremgangsmåde som ovenfor.
Automatisk sortering af e-mails
Hvis du ikke selv vil sortere dine e-mails manuelt, hver gang de kommer ind, kan Outlook gøre det for dig med regler. Regler kan filtrere dine e-mails baseret på:
- Afsender
- Emne
- Nøgleord
- eller andre kriterier
Dine e-mails flyttes dermed helt automatisk over i de bestemte mapper. Sørg først for, at du har oprettet den mappe, e-mailene skal flyttes over i.
- Klik på "Hjem" i venstre hjørne, og vælg "Regler" i menulinjen.
- Klik på "Administrer regler og beskeder".
- Dobbeltklik på "Ny regel".
- I trin 1 vælger du en skabelon, fx "Flyt meddelelser fra en bestemt person til en mappe". I trin 2 vælger du afsender og mappe.
- Dobbeltklik på "en person eller offentlig gruppe".
- Vælg den afsender, hvis e-mails skal lande i en bestemt mappe, og tryk "OK".
- Dobbeltklik på "<mappenavn>".
- Vælg den mappe, e-mails fra den valgte afsender skal lande i.
- Tryk "Næste", hvis den rigtige afsender og mappe står i det nederste felt.
- Giv reglen et navn, så det er nemt at holde styr på dine regler. Her kan du også krydse af, hvis dine nuværende e-mails fra afsenderen skal flyttes over i mappen. Tryk derefter "Udfør".
- Reglen er nu oprettet — tryk "OK".
Få overblik over din indbakke nu!
Selv en simpel organisering af dine e-mails kan gøre en forskel i din arbejdsdag. En velorganiseret indbakke gør din daglige e-mailhåndtering både nemmere og mere effektiv: Med mapper finder du hurtigt de beskeder, du har brug for, uden at miste overblikket.
Opsætter du derudover regler til automatisk sortering, sparer du endnu mere tid og får en mere struktureret arbejdsgang.
Er du stadig i tvivl om, hvordan man opretter en mappe i Outlook, eller har du andre spørgsmål? Så finder du vores kontaktinformation her.