Af Karina Vester · IT-afdelingen, IT-sikkerhed
At vælge en databehandler handler ikke kun om pris og god service. Det handler om at finde en samarbejdspartner, der tager datasikkerhed og GDPR lige så seriøst som dig – og som håndterer dine data sikkert og lovligt.
Databehandleren har en afgørende rolle i at sikre, at din virksomhed (den dataansvarlige) lever op til GDPR. Derfor er det vigtigt at stille de rigtige spørgsmål, inden du skriver under på en databehandleraftale.
Læs mere om forskellen på en dataansvarlig og en databehandler i vores indlæg Dataansvarlig vs. databehandler.
I dette blogindlæg får du en praktisk guide til, hvad du bør spørge om, og hvorfor svaret er vigtigt for din virksomhed.
Hvorfor er det vigtigt at stille de rette spørgsmål?
En databehandler arbejder på vegne af dig som dataansvarlig. Det betyder også, at du bærer ansvaret for, hvordan dataene håndteres. Lever databehandleren ikke op til GDPR, kan det skade din virksomhed – både omdømmet og økonomien.
Med de rette spørgsmål får du indsigt i, hvordan databehandleren arbejder, og ro i maven om, at dine data er i gode hænder. Her er 10 vigtige spørgsmål, du bør stille:
10 spørgsmål, du bør stille din databehandler
1. Hvilke sikkerhedsforanstaltninger har I på plads?
Sikkerheden af dine data er altafgørende. Spørg, hvordan databehandleren beskytter data mod uhensigtsmæssig adgang, tab eller misbrug – fx via kryptering, firewall eller adgangsbegrænsninger.
2. Hvordan håndterer I databrud?
Databrud kan ske, selv hos de bedste. Spørg, hvordan de opdager, rapporterer og håndterer brud på datasikkerheden. En god databehandler har en klar procedure og kan hurtigt informere dig, så du kan reagere inden for de 72 timer, som GDPR kræver.
3. Hvordan sikrer I compliance med GDPR?
Bed om dokumentation for, at de følger lovgivningen – fx certificeringer, interne politikker eller eksempler på tidligere audits. Det er din garanti for, at de arbejder inden for rammerne af GDPR.
4. Kan vi få adgang til en detaljeret databehandleraftale?
Databehandleraftalen er grundlaget for samarbejdet. Sørg for, at den dækker alt fra formålet med behandlingen til procedurer for sletning af data, når samarbejdet ophører.
5. Hvor opbevares data fysisk?
GDPR stiller skrappe krav til data, der opbevares uden for EU/EØS. Spørg, hvor serverne er placeret, og om data overføres til tredjelande. Hvis ja, skal de kunne dokumentere, at det sker lovligt.
6. Hvordan sikrer I, at medarbejdere forstår GDPR?
Selv de bedste procedurer nytter ikke meget, hvis medarbejderne ikke kender dem. Spørg, om medarbejderne er trænet i datasikkerhed og GDPR. Det reducerer risikoen for menneskelige fejl.
7. Tilbyder I regelmæssige sikkerhedsrevisioner?
En professionel databehandler evaluerer løbende sin sikkerhed. Spørg, om de gennemfører interne eller eksterne audits, og hvordan du kan få adgang til resultaterne.
8. Bruger I underdatabehandlere?
Bruger databehandleren andre leverandører til at håndtere data, skal det fremgå tydeligt af databehandleraftalen. Spørg, hvordan de sikrer, at underdatabehandlere også lever op til GDPR.
9. Hvilken teknologi bruger I til databehandling?
Forstå, hvilke systemer og løsninger de bruger. Er teknologien opdateret og sikker? Det giver dig indblik i, hvilke risici der kan være forbundet med behandlingen.
10. Hvordan håndterer I data, når aftalen ophører?
Når samarbejdet slutter, skal der være klare procedurer for, hvordan data slettes eller tilbageleveres. Spørg, hvordan det sker, og sørg for, at det bliver dokumenteret.
Har du spørgsmål til databehandleraftaler, eller vil du vide, hvordan vi håndterer jeres data? Kontakt os her.